Для чего нужно планировать коммуникации? Что за бюрократизм такой?
Планирование коммуникаций призвано:
- Вовлечь всех участников проекта в информационный обмен
- Защитить проект от потери информации
- Обеспечить участникам проекта достаточный уровень информированности о ходе дел
Лично менеджеру проекта план коммуникаций нужен чтобы:
- ничего не забыть отправить/получить
- понимать зоны ответственности
- знать с кем иметь дело по какому вопросу
Кстати, план коммуникаций полезная штука практически для любого работника, который хоть мало-мальски с кем то общается по долгу службы. Тоесть, практически всем.
План коммуникаций может понадобиться даже маленькому проекту, если в нем возникли проблемы с взаимопониманием сторон. Для большого проекта такой план неизбежен.
Я себе составляю очень простой план. Это матрица участников, в ячейках которой я пишу что и когда должен отправить участник по горизонтали участнику по вертикали. Примерно так:
| Менеджер проекта | Спонсор проекта | Куратор заказчика | Лидер разработчиков | |
| Менеджер проекта |
копия еженедельного отчета об изменениях, запросы на выделение ресурсов | Еженедельный отчет об изменениях, подписанный протокол совещаний по факту | протокол изменений в требованиях, запрос на формирование концепций решений. | |
| Спонсор проекта |
запросы о распределении ресурсов, копия пресс-релиза по завершении каждого этапа проекта | пресс-релиз по завершении каждого этапа проекта | ||
| Куратор заказчика |
ответы на вопросы анкет не позднее 5 рабочих дней с момента получения, подписанный протокол совещаний по факту | |||
| Лидер разработчиков |
отчет о ходе работ, видение поставленных задач |
Для небольшого проекта этой матрицы достаточно, чтобы не забыть вовремя получить-отправить сообщение куда следует. Обратите внимание, это мой план “для себя”. Я не делюсь им с заказчиком. На самом деле планов коммуникаций надо несколько. План внутри компании это одно, а план коммуникаций с заказчиком – другое.
Настоящий план коммуникаций является частью плана управления проектом и, согласно PMBOK, включает в себя многое:
- Сведения о передаваемой информации , включая формат , содержание и уровень детализации
- Имя сотрудника , ответственного за передачу информации
- Имя сотрудника или группы – получателей данной информации
- Методы или технологии , используемые для передачи информаци (например , служебная записка , электронная почта и /или пресс-релизы)
- Частота коммуникации (например , еженедельно )
- Схема передачи по инстанциям , определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни проблем , которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне
- Метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта
- Глоссарий общепринятой терминологии
Немало, неправда ли? Если вам приходилось такое делать – расскажите о себе. 
Самое сложное – это коммуникации с заказчиком. На практике это постоянный торг. Надо найти на стороне заказчика ключевые фигуры, с которыми следует взаимодействовать. Очень важно понимать, сколько информации мой партнер способен воспринять в силу своих способностей, занятости, мотивации. У меня были такие ситуации, когда ключевой для меня участник коммуникаций со стороны заказчика просто не мог физически обеспечить обмен информацией, достаточный для функционирования проекта. Приходилось искать какой то дополнительный источник информации. Кстати, я уже писал про управление рисками. Так вот, единственный источник информации со стороны заказчика – это риск. Этот человек может заболеть или уволиться, его мнение становится для вас единственной истиной, его настроение влияет на работу в проекте. От такого риска надо защищаться, кстати, часто представители заказчика эту ситуацию превосходно понимают и сознательно замыкают все общение на себя. И еще, если принимающий решения руководитель на стороне заказчика перестал поддерживать проект – проекту конец.
Никогда не рассчитывайте на то, что отправив сообщение, вы гарантированно донесли информацию до принимающей стороны. Надо проверять и переспрашивать. Причем, это надо делать в тактичной форме, иногда косвенно, потому что люди как правило не любят отвечать на вопрос “Как вы меня поняли?” “Да понял я все” – будет вам ответ. Что в переводе означает “Отстань!” Вообще? когда вы чувствуете что вам говорят “Отстань”, это знак того, что дела плохи и поправить их будет нелегко. Так что, надо тактично провести обсуждение вопроса, поднять в разговоре всю тему, убедиться что вы пришли к общей точке зрения.
Еще один тонкий момент, определите при планировании коммуникаций, какую информацию вы не будете доводить до заказчика. Да, мы делаем общее дело, да, надо быть открытым для сотрудничества, но… И потом, помните, что не все участники проекта могут быть заинтересованы в успехе проекта. Такие “засланные казачки” определяются путем изучения активов организационного процесса. Активы -это все что вы знаете о прошлых подобных проектах с данными участниками, и о сфере интересов участников.
И последнее, не бойтесь общаться. Знаю многих толковых людей, которые откладывают общение с заказчиками/руководством/подчиненными до последнего по каким то собственным психологическим причинам. По себе знаю, как иногда надо себя преодолеть, чтобы просто снять трубку и вовремя позвонить. Но надо, НАДО.
Recent Comments